個人情報保護方針

CD 1115

 

あざみ野不動産株式会社

2005年 3月25日 制定

2022年  4月 1日 改定

代表取締役 赤間 健一郎

基本方針

あざみ野不動産株式会社(以下「当社」といいます。)は、地域に密着した企業として田園都市線沿線を中心に店舗・事務所・駐車場の賃貸仲介及び管理、テナントの斡旋、土地・建物・マンションの売買及び仲介、リフォーム事業等のサービスを提供しております。これに伴い多くの個人情報をお預かりするため、個人情報を大切に保護し信頼を得ることが、当社の重大な社会的責務であると考えております。役員を含む全ての従業者は、個人情報の保護を経営上の最重要事項と位置づけ、JISQ15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、全社を挙げて個人情報保護に努めてまいります。当社は個人情報保護に関する法規範を遵守し、個人情報を取り扱う事業者としてなすべきことについて次の方針を掲げます。
1) 当社は、個人情報の取り扱いにあたり、事前にその利用目的を明確にして、適正な手段で取得し、正確かつ最新の内容に保って、適法・公正に利用いたします。また、同意を得た利用目的の範囲を超えて、個人情報の利用及び第三者に提供することはいたしません。そのために、教育及び監査を定期的に実施してまいります。
2) 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守します。また、当社の個人情報保護に関する内部規程を、これらの法令、国が定める指針及びその他の規範に適合させます。
3) 当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、情報セキュリティに関する諸規程に則り、個人情報へのアクセス管理、個人情報の持ち出し手段の制限、外部からの不正アクセスの防止等の対策を実施し、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止に努めます。また、安全対策上問題が確認された場合には、その原因を特定し、是正措置を講じます。
4) 当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談の対応手続きを定め、更に個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ窓口を設けることにより、迅速かつ誠実に対応いたします。
5) 当社は、社会が要請している個人情報保護が効果的に実施されるように、個人情報保護マネジメントシステム(PMS)を適宜見直し改善を行います。

 

プライバシーマークについて

当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より個人情報について適切な取り扱いが行われている事業者に付与される『プライバシーマーク』の認定を受けております。

 

一般財団法人日本情報経済社会推進協会プライバシーマーク事務局のWebページへ

個人情報のお取り扱いについて

当社では、「基本方針」に従って個人情報保護への取り組みに努めるとともに、個人情報取り扱い事業者として個人情報の取り扱いに際しては、以下の事項を遵守します。

 

1.取り扱う個人情報

当社が既に取得・利用し、また今後新たに取得・利用する個人情報は下記のとおりです。

(1) 事務所・店舗・倉庫・駐車場・借地などの管理業務代行、不動産の仲介、宅地・マンション・一戸建住宅の分譲、・分譲マンションの管理、住宅のリフォーム、損害保険代理店業務、お客様からの各種連絡、その他の営業活動(以下、総称して「当社の営業活動」といいます。)の際に、お客様より直接入手する住所、氏名、電話番号、勤務先、自己資金、希望条件、不動産情報(成約情報を含む。)などの個人情報。

(2) 当社の営業活動に際して公開された情報から適正に入手する住所、氏名、電話番号、不動産情報(成約情報を含む。)などの個人情報。

(3) 登記簿謄本、住宅地図、建築確認申請など、公開された情報から適正に入手する個人情報。

(4) 国土交通大臣から指定を受けた財団法人東日本不動産流通機構が運営しているレインズ(ホームページ)及び民間の物件情報サイトなどを通じて入手する個人情報。

(5) 従業者(雇用関係にある従業員のみならず、役員、派遣スタッフ等を含む。)、採用応募者及び退職者に関する個人情報。

(6) 株主に関する個人情報。

(7) 特定個人情報(番号法に定める個人番号をその内容に含む個人情報)

 

2.個人情報の利用目的

当社が取り扱う個人情報の利用目的は、下記のとおりです。下記利用目的を変更する場合には、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、その内容をご本人様に対し、原則として書面等(電磁的記録を含む。以下同じ。)により通知し、または当社のホームページなどにより公表いたします。

(1) 当社の営業活動に関する、契約業務、契約関連サポート業務、賃貸物件情報ご提供、データ管理、月次レポート作成、家賃などの振込、ご連絡、広告、価格査定・物件調査資料の作成、契約の履行、契約管理、賃貸保証会社・信用情報機関・探索機関への照会、損害保険契約関連業務、アフターサービスなどの業務、損害保険会社の代理店として保険商品・サービスの提供・案内、契約の締結・維持管理、その他関連するサービスの提供等の保険会社の業務。

※当社は、以下の保険会社から保険業務の委託を受けた代理店です。

 ・損害保険ジャパン株式会(https://www.sompo-japan.co.jp

(2) お客様にとって有用と思われる、当社の新築販売物件・中古物件の紹介、お買い換え・ご売却などの相談ご案 内、住宅のリフォームなどの営業案内及び当社提携先の住宅に関する営業紹介のための郵便物送付、電話、電子メールなどによる情報やサービスの提供、マーケティング活動、アンケート依頼など。尚、この目的による利用は、お客様からのお申し出により取り止めることができます。

(3)  顧客動向の分析又は商品開発のための調査分析。

(4)  上記利用目的の達成に必要な範囲において、外部の事業者に委託する場合があります。

(5)  当社の従業者に関する個人情報については、人事配置・異動等の人事管理、就業規則・労使協定等に定め

  る制度事項の運用管理、人材育成・自己啓発、教育訓練制度の実施、勤務状況管理・証明、給与・賞与

計算と支給控除管理、社会保険制度の運用管理、税務、福利厚生諸制度の運用管理、健康診断、安全

衛生業務、入出門管理、各種書類作成、その他社内における業務管理・連絡、法令等に定める手続きの

実施、その他会社の業務遂行に必要な範囲での利用を行います。

(6) 採用応募者に関する個人情報については、採用業務に関連する各種通知・連絡(電話・郵便・メール)、採用応募者への当社事業等に関連する各種情報の提供、採用判断の参考資料、採用判断活動の検証等のための調査・分析資料、以上の利用目的に付帯する事項において利用いたします。

(7) 退職者に関する個人情報については、退職後に連絡が必要になった場合や退職者に対する会社からの案内等の送付、在職中における勤務・給与・健康情報等の記録の管理、社会保険関係に係る各種問合せへの対応、法令等に定める手続きの実施、その他会社の業務遂行に必要な範囲での利用を行います。

(8) 株主に関する個人情報については、法令に基づく権利の行使・義務の履行、各種便宜の供与(各種株主優待制度等)、各種株主施策の実施(アンケート等)、法令に基づく株主管理(株主データ作成等)のために利用いたします。

(9) ご本人様から、当該ご本人様が識別される個人情報の利用目的の通知を求められた場合には、遅滞なく応じます。

(10) 特定個人情報(番号法で定める個人番号をその内容に含む個人情報)については、源泉徴収票作成事務、健康保険・厚生年金保険・雇用保険届出事務、各種の支払調書作成事務等に利用いたします。

 

3.個人データの安全管理措置

当社は、取扱う個人データ(個人番号および特定個人情報を含みます)の漏えい、滅失またはき損の防止その他の個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および 実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するために適切な措置を講じています。
当社は、個人データの安全管理措置に関する社内規程を別途定めており、その具体的内容は主として以下のとおりです。
①基本方針の整備
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口」等について本基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。
②個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。
③組織的安全管理措置
・個人データの管理責任者等の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人データの安全管理に係る取扱規程に従った運用
・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
・漏えい等事案に対応する体制の整備
④人的安全管理措置
・従業者との個人データの非開示契約等の締結もしくは誓約書の取得
・従業者の役割・責任等の明確化
・従業者への安全管理措置の周知徹底、教育及び訓練
・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認
⑤物理的安全管理措置
・個人データの取扱区域等の管理
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄
⑥技術的安全管理措置
・個人データの利用者の識別及び認証
・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
・個人データへのアクセス権限の管理
・個人データの漏えい・毀損等防止策
・個人データへのアクセスの記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの稼動状況の記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査
⑦委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合には、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。
⑧外的環境の把握
・個人データを取扱う国における個人情報保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。

 

4.個人情報の第三者への提供および第三者からの取得

当社は、お客様の同意がある場合を除き、ご本人の同意なくお預かりした個人情報を第三者に提供することはいたしません。

(1) ご本人様から、あらかじめ同意をいただいた場合

(2) 利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託する場合

(3) 法令に基づく場合。

(4) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要である場合であって、同意を得ることが困難であるとき。

(5) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合であって、同意を得ることが困難な場合。

(6) 国の機関もしくは地方公共団体が法令に定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。

(7) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

 

5.センシティブ情報のお取扱い

当社は、要配慮個人情報(人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます。)ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報(以下、「センシティブ情報」といいます)については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用または第三者提供を行いません。
①法令等に基づく場合
②人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
③公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
④国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
⑤保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属もしくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
⑥相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合
⑦保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用または第三者提供する場合

 

 

6.ご本人様が開示(確認・記録の開示を含む)、訂正・追加・削除、利用の停止、第三者提供の停止などを求める場合の手続き当社では、当社が保有する個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様からの、開示等の請求に対し、合理的範囲内・合理的期間内で対応させていただいております。ただし、委託を受けている情報等弊社がこれらの措置を直接実施する権限を有しないものを除きますので、ご了承願います。開示等の請求に際しては、下記の書類(1)及び(2)をご準備いただき、下記「お問合わせ窓口」宛に、ご郵送下さいますようお願いいたします。

(1)   個人情報「開示等」請求書(PDF)
※上記、リンク先をクリックし、個人情報「開示等」請求書、委任状をダウンロードし、プリントアウトして必要事項をご記入下さい。
※PDFファイルをご覧になるには、Adobe Readerが必要です。


(2)    ご本人様又は代理人様であることの確認書類

A.ご本人様の場合

1. ご本人確認書類

・運転免許証、年金手帳、健康保険被保険者証、パスポートなど、ご本人様を確認できるいずれかのコピー1部

B.代理人様の場合

Aに示す書類に加え、下記の書類をご同封下さい。

1. 代理人自身の確認書類

・運転免許証、年金手帳、健康保険被保険者証、パスポートなど、代理人様を確認できるいずれかのコピー1部

2. 代理人権確認書類

・親権者:戸籍謄本1部、住民票

・未成年後見人:戸籍謄本又は裁判所の選任決定書のコピー1部

・成年後見人:裁判所の選任決定書又は後見登録の登録事項証明書のコピー1部

・任意代理人:委任状(作成年月日、委任者・受任者の住所・氏名、委任者の捺印及びその印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。)

※ご本人確認のための書類に、本籍地等の機微な情報が記載されている場合は、不滅インクで当該情報を塗りつぶした上で、ご送付されますようお願いいたします。

(3) 「開示」請求についての手数料及びその徴収方法

1回の申請ごとに900円といたします。900円分の郵便切手を請求書類にご同封

1回の申請ごとに、900円といたします。900円分の郵便切手を請求書類にご同封下さい。

※手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、「開示」の請求がなかったこととして対応させていただきます。

(4) 「開示等の請求」に対する回答方法

申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。

(5) 「開示等の請求」に関して入手した個人情報の利用目的

「開示等の請求」にともない入手した個人情報は、「開示等の請求」に必要な範囲のみで取扱うものとします。ご提出いただいた書類は、「開示等の請求」に対する回答が終了した後、当社規程に定める期間保存し、その後廃棄させていただきます。

(6)  個人情報の不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。

1.申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社における登録住所

が一致しないときなど、ご本人様である確認ができない場合

2.代理人様による申請に際して、代理権が確認できない場合

3.所定の申請書類に不備があった場合

4.ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れのある場合

5.当社の業務の適正な遂行に著しい支障を及ぼす場合

6.その他法令に違反することとなる場合

 

7.個人情報保護管理者

取締役 総務部長

 

8.個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ窓口

当社の個人情報の取り扱いに関する苦情・相談及び問い合わせにつきましては、下記までお申し出下さい。適切かつ迅速にご対応いたします。
尚、直接ご来社いただいてのお申し出はお受けいたしかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

 

<苦情・相談及びお問い合わせ窓口>
あざみ野不動産株式会社
〒225-0003 横浜市青葉区新石川1‐6‐2

代表取締役 赤間 健一郎

窓口担当部署 総務部
TEL:045‐901‐1111

FAX:045‐901‐7138
Eメールアドレス:info@afkk.co.jp
 

9.当社の所属する認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

(1) 認定個人情報保護団体の名称

 : 一般財団法人日本情報経済社会推進協会

(2) 苦情の申出先(当社のサービス・商品に関する申出先ではありません)

 : プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室

【住所】 〒106‐0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内

【電話】 03‐5860‐7565 / 0120‐700‐779

 

10.注意事項

当社よりID、パスワードをご提供している場合、ID・パスワードの管理は、お客様の責任において行っていただきます。当社は、ID・パスワードの不正使用などから生じた損害については、保証いたしかねますのでご注意下さいますようお願いいたします。